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Règlement financier : réponses aux questions fréquentes

Afin de présenter le nouveau document, d'informer sur les évolutions qu'il introduit et d'échanger avec les organismes de recherche, plusieurs réunions d'information ont été organisées courant mars. Une adresse mail dédiée permettant aux communautés de poser leurs questions sur ce nouveau document a également été mise en place. Des fiches pratiques destinées à faciliter la compréhension du nouveau règlement financier sont également à votre disposition. Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées.

 

Je ne retrouve pas les postes de l’ancien règlement « dépenses de fonctionnement » - « dépenses d’investissement » ?

En effet, la classification adoptée dans le RF2017 ne s’articule plus autour de la distinction coûts d’investissements – coûts de fonctionnement.

Les dépenses sont dorénavant comptabilisées au sein des 5 catégories suivantes :

  • frais de personnel
  • coûts des instruments et du matériel
  • coûts des bâtiments et des terrains
  • coût du recours aux prestations de service (et droits de propriété intellectuelle)
  • frais généraux (additionnels et autres frais d’exploitation)

Cela va tout changer ? Comment s’y retrouver ?

Non, la majorité des postes de dépenses anciennement pris en compte se retrouve dans la nouvelle classification.

Des fiches pratiques accompagnent la mise en place du nouveau Règlement, et les annexes à la disposition des porteurs pour l’établissement des budgets prévisionnels ont été mis à jour sur les plateformes de soumission et guident les porteurs afin de pouvoir inscrire les dépenses dans les cases prévues à cet effet.

Les modulations de services d’enseignement sont-elles encore admises ?

Oui, la prise en compte de la décharge d’enseignement n’a pas disparu, elle continue à pouvoir être comptabilisée, mais doit dorénavant être inscrite dans la catégorie « frais de personnel ».

Les mécanismes d’assurance chômage spécifiques (auto-assurance) continuent-ils à être exclus des dépenses éligibles ?

Les dépenses liées aux dispositifs internes d’assurance chômage (auto-assurance ou convention ou équivalent) mises en place par certains bénéficiaires peuvent maintenant être prises en compte.

Ces coûts doivent être inscrits dans la catégorie a « frais de personnel », et sont admissibles dans la limite du taux employeur applicable au régime général UNEDIC.

Je prévois finalement de recruter un stagiaire, suis-je tenu de prévenir le chargé de mission scientifique ANR, avant l'embauche ?

Oui, afin de permettre à l’ANR d’assurer un suivi du projet, les porteurs sont tenus d’informer l’ANR de toutes les modifications relatives au projet, notamment celles qui ont trait aux personnels (y compris les stagiaires).

Puis-je modifier la répartition des dépenses librement (par exemple réduction des frais de personnel mais augmentation des coûts de prestation de service) sans en informer l’ANR ?

Non. Les modifications envisagées par rapport au document scientifique ou aux annexes financières doivent toujours être portées à la connaissance de l’ANR (aujourd’hui votre contact chargé de mission scientifique, afin que celui-ci puisse assurer un suivi du projet).

Dans certains cas, outre l’information de l’ANR, il sera nécessaire d’obtenir l’accord express de l’ANR, par exemple en présence de modifications -à la hausse ou la baisse- de plus de 30% de la catégorie « frais de personnel » et/ou « coût du recours aux prestations de service (et droits de propriété intellectuelle) ».

Par ailleurs, le montant total de la catégorie « coût du recours aux prestations de service (et droits de propriété intellectuelle) » est limité à 50% du montant de l’aide du bénéficiaire. Le dépassement ne donne pas lieu à un avenant, mais doit être motivé par le bénéficiaire et n’est possible que sur autorisation préalable de l’ANR.

Je suis un EPIC et vais participer à un projet de recherche soutenu par l’ANR ; dans quel cas suis-je dans le cas particulier du 4.3.2 ?

Les EPIC partenaires d’un Projet, réalisé en collaboration avec au moins une société commerciale, sont financés à un taux maximal de 50% du coût complet, en présence, dans le consortium, d’un partenaire (financé ou non par l’ANR) ayant le statut de société commerciale (au sens du code de commerce français). Il s’agit des principales structures suivantes :

  • SNC
  • SCS
  • SARL
  • EURL
  • SA
  • SASU
  • SAS

En sont notamment exclues :

  • les associations à but non lucratif
  • les sociétés civiles professionnelles
  • les syndicats professionnels
  • les fondations d’utilité publique

La dimension (Grande entreprise, PME…) est sans incidence sur cette qualification.

Quelle période doit être couverte par l’accord de consortium ?

Lorsqu’un accord de consortium doit être transmis, sa date d’entrée en vigueur doit correspondre au début du projet scientifique (démarrage effectif des travaux) déclaré à l’ANR afin de couvrir l’intégralité des travaux réalisés dans le cadre du Projet.

Puis-je tout de même le transmettre après cette date ? Jusqu’à quand ?

Oui, l’accord de consortium peut être transmis après le démarrage dès lors que sa date d’entrée en vigueur correspond au début du projet. Pour les bénéficiaires Entreprises la non transmission de cet accord bloque le 2è versement. Pour rappel, le contrôle de la compatibilité avec les règles européennes, notamment l’absence d’aide indirecte, peut être effectuée tout au long du projet.

A quoi sert l’accord de consortium ? Est-il toujours obligatoire ?

La réglementation de l’Union européenne exige que soient formalisés des accords de consortium pour les projets menés en collaboration entre organismes de recherche et Entreprises.

Cette exigence vise à garantir l’absence d’aide indirecte octroyée aux Entreprises du fait de cette collaboration, au regard notamment :

  • des contributions respectives
  • du partage des tâches 
  • des règles de partage des droits de propriété intellectuelle relatifs aux connaissances antérieures et aux résultats obtenus dans le cadre du Projet
  • des modalités d’exploitation et de diffusion de ces droits de propriété intellectuels.

Le contrôle de l’absence d’aide indirecte peut être effectué tout au long du projet et emporter le reversement total ou partiel de l’aide à tout moment, en cas d’aide indirecte.

Dans certains appels, l’accord de consortium est rendu obligatoire (notamment appels européens), même pour les projets collaboratifs sans Entreprise.

Enfin, en dehors de ces cas, l’ANR encourage les Partenaires à mettre en place un accord de consortium. Il s’agit en effet d’une bonne pratique recommandée par l’Europe et l’ensemble des acteurs de la recherche, dans toutes les configurations, dès lors que plusieurs partenaires sont réunis au sein d’un consortium. Il ne s’agit alors pas d’une obligation qui aurait pour effet de bloquer des versements.

Jusqu’à quand les dépenses sont-elles éligibles ?

Les dépenses sont éligibles à compter de la date de démarrage indiquée sur la convention, soit le 1er octobre pour l’année 2017 et jusqu’à la fin de réalisation du projet scientifique (et donc avant la fin de la convention), éventuellement prolongé (sur décision préalable de l’ANR), dès lors que le service fait est intervenu pendant la période d’éligibilité des dépenses. Le relevé justificatif final des dépenses doit viser les factures acquittées. 

Je suis un partenaire à coût marginal, que contient la catégorie e/ (frais généraux) et comment sont comptabilisées les dépenses dans cette catégorie ?

Cette catégorie comprend les frais de missions, déplacements des personnels permanents ou temporaires affectés au Projet, participation et organisation de colloques, frais de réception, d’une part. Ces postes de dépenses ne sont pas forfaitisés et sont comptabilisés au réel. Ils doivent être inscrits dans la colonne intitulée « frais généraux non forfaitisés » sur la plateforme de soumission.

Cette catégorie comprend, d’autre part, les autres types de dépenses additionnelles (frais d’environnement) qui sont pris en compte dans le cadre d’un forfait global de 8% ayant pour assiette l’ensemble des coûts admissibles hors frais d’environnement. 

Je suis un partenaire à coût complet, que contient la catégorie e/ (frais généraux) et comment sont comptabilisées les dépenses dans cette catégorie ?

Cette catégorie comprend les frais de missions, déplacements des personnels permanents ou temporaires affectés au Projet, participation et organisation de colloques, frais de réception, d’une part. Ces postes de dépenses ne sont pas forfaitisés et sont comptabilisés au réel. Ils doivent être inscrits dans la colonne intitulée « frais généraux non forfaitisés » sur la plateforme de soumission.

Cette catégorie comprend, d’autre part, les autres types de dépenses additionnelles (frais d’environnement) qui se décomposent en deux sous-ensembles :

  • les dépenses additionnelles liées aux personnels affectés au Projet sont prises en compte à hauteur d’un plafond de 68% ayant pour assiette les dépenses de personnels comptabilisées au titre de la catégorie « frais de personnel » ;
  • les autres dépenses additionnelles, prises en charge à hauteur d’un plafond de 7%, calculé sur les dépenses éligibles autres que de personnel.

 

Pour toute précision complémentaire vous pouvez contacter l'adresse mail nouveauRF2017@nullanr.fr